Przedsiębiorcy mogą poszukiwać środków w programach ogólnopolskich i regionalnych (wojewódzkich). Programy ogólnopolskie skierowane są do przedsiębiorców realizujących projekty innowacyjne o większej wartości (wartość tzw. kosztów kwalifikowanych powyżej 8 mln zł), chcących pozyskać środki na prowadzenie prac badawczych i rozwojowych oraz wdrożenie rezultatów takich prac czy też chcących szkolić swoich pracowników w oddziałach rozlokowanych na terenie kilku województw.
Przykładowe programy, gdzie możemy aplikować o środki ogólnopolskie to:
- Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, Działanie 1.4 obejmujące projekty badawcze i rozwojowe, wsparcie projektów obejmujących przedsięwzięcia techniczne, technologiczne lub organizacyjne (badania przemysłowe i prace rozwojowe) prowadzone przez przedsiębiorców (samodzielnie lub we współpracy z jednostkami naukowymi), do momentu stworzenia prototypu, w powiązaniu z Działaniem 4.1 pozwalającym na przygotowanie do wdrożenia i wdrożenie wyników prac B+R finansowanych w ramach działania 1.4 lub z Inicjatywy Technologicznej, poprzez inwestycje (zakup środków trwałych lub/i wartości niematerialnych i prawnych) konieczne do wdrożenia wyników prac B+R. Wartość prac badawczych nie może przekroczyć 7,5 mln Euro, a na wdrożenie możemy wydać do 20 mln złotych dla jednej firmy na jeden projekt. Jak widać, środki do dyspozycji są bardzo duże.
- Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, Działanie 4.4 przeznaczone dla projektów inwestycyjnych związanych z zastosowaniem nowych rozwiązań technologicznych, produktowych, usługowych lub organizacyjnych (rozwiązania technologiczne i organizacyjne stosowane na świecie nie dłużej niż 3 lata), projektów szkoleniowych oraz doradczych, niezbędnych dla realizacji projektów inwestycyjnych oraz tworzenie nowych miejsc pracy związanych z nowymi inwestycjami. Wartość wsparcia dla inwestycji wynosić mogła do 40 mln złotych, a dla części szkoleniowej i doradczej do 1 mln złotych.
- Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, Działanie 6.1 wspierające projekty mające na celu wejście na nowe rynki i wzmocnienie pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa na rynkach zagranicznych, projekty przyczyniające się do zwiększenia udziału sprzedaży na rynki zagraniczne w ogólnej sprzedaży przedsiębiorstwa oraz projekty promujące polską markę na rynkach zagranicznych. Dla jednego projektu przeznaczono do 10 000 złotych na przygotowanie planu zwiększenia eksportu oraz do 200 000 złotych na jego wdrożenie.
- Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2 promujące przedsięwzięcia o charakterze zarówno technicznym (informatycznym), jak i organizacyjnym, które prowadzą do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej, obejmujących trzy lub więcej przedsiębiorstw. Wartość wsparcia wynosi od 20 000 do 2 000 000 złotych.
- Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Działanie 2.1 „Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki" Poddziałanie 2.1.1. „Rozwój kapitału ludzkiego przedsiębiorstw”, obejmujące dotacje na realizację szkoleń, usług doradczych oraz studiów podyplomowych. Wsparcie, w zależności od statusu przedsiębiorstwa (małe, średnie, duże), może wynosić od 60% do 80% kosztów szkoleń. Szkolenia mogą mieć ponadregionalny charakter zamknięty, tzn. obejmować pracowników jednej firmy i firm partnerskich i powiązanych lub charakter otwarty, przeznaczony dla pracowników wielu firm z regionów objętych projektem. Wartość projektów zamkniętych musi wynosić od 400 tys. do 15 mln złotych. Projekty otwarte przygotowywane są przez firmy szkoleniowe, a firmy tylko kierują swoich pracowników na odpowiednie szkolenia.
- Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, Priorytet IV Przedsięwzięcia dostosowujące przedsiębiorstwa do wymogów ochrony środowiska obejmujący szerokie spektrum działań związanych z ochroną powietrza, wody, gleby oraz racjonalizacją gospodarki odpadami. Poziomy wsparcia są zróżnicowane w poszczególnych działaniach i pozwalają firmom dostosować się do zaostrzających się wymogów ograniczania negatywnego wpływu na środowisko.
Powyższe przykłady nie wyczerpują oczywiście wszystkich możliwości pozyskania środków tzw ogólnopolskich. Dodatkowe informacje można znaleźć na coraz lepszych stronach internetowych: www.parp.gov.pl, www.funduszeeuropejskie.gov.pl, www.nfosigw.gov.pl, czy też w profesjonalnych firmach doradczych.
U wielu przedsiębiorców rodzi się niewątpliwie pytanie: „czy ja mogę aplikować o takie środki?”, „czy one nie są czasem tylko dla gigantów?”. Otóż mali i średni przedsiębiorcy są preferowani przy ocenie wniosków, choćby poprzez dodatkowe punkty przyznawane tylko za status małego czy średniego przedsiębiorcy. Jeśli spojrzeć na listy firm, które otrzymały wsparcie nie znajdziemy tam wcale wielkich przedsiębiorstw z pierwszej 500 największych firm w kraju. Zdecydowanie dominują MSP z najróżniejszych branż metalowej, meblarskiej, chemicznej, obróbki drewna i wielu innych. Absolutnie nie należy zakładać, że nie podołamy, że to nie dla nas. Niedowiarkom zalecam przejrzenie w internecie listy wniosków, które otrzymały wsparcie w już zakończonych konkursach.
Największa grupa przedsiębiorców powinna jednak szukać środków w programach regionalnych. W całym kraju jest ich 16 i są wdrażane przez jednostki samorządu terytorialnego. Wśród instytucji, do których składać można wnioski aplikacyjne należą w szczególności: urzędy marszałkowskie, wojewódzkie urzędy pracy czy też wojewódzkie fundusze ochrony środowiska. Większość programów regionalnych ma podobną strukturę i jest swoistą „kopią w pigułce” programów ogólnopolskich. W wielu programach odzwierciedlenie znajdują specyficzne cechy regionów takie jak duży udział turystyki, wsparcie kultury czy też większe problemy związane z ochroną środowiska.
W każdym programie istotną rolę pełnią działania wspierające mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. W przeważającej części województw wsparcia nie uzyskają firmy duże. Przedsięwzięcia inwestycyjne preferowane do wsparcia w danym województwie są określone w dokumentacji poszczególnych konkursów. Często występuje podział na przedsięwzięcia o mniejszej i większej innowacyjności, a wspólną cechą jest maksymalna wartość kosztów kwalifikowanych, która nie może przekroczyć 8 mln złotych. W praktyce wartość tych kosztów jest określona na niższym poziomie, tak aby umożliwić uzyskanie wsparcia przez jak największą grupę przedsiębiorców.
Nie sposób w tym miejscu opisać szczegółowo każdego z 16 programów. Każdy przedsiębiorca powinien zapoznać się z programem obejmującym to województwo, w którym zamierza dokonać inwestycji. Na stronach internetowych urzędów marszałkowskich znajdują się zakładki dotyczące programów wojewódzkich, a w nich wyczerpujące informacje o poszczególnych działaniach, harmonogramach konkursów, ogłoszenia o konkursach oraz wzory dokumentów (wniosków i załączników) wraz z instrukcjami ich wypełniania. Jeśli informacje w Internecie uznają Państwo za niewystarczające, to warto odwiedzić jeden z punktów konsultacyjnych w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji. Standard i jakość obsługi w tych punktach ulega stałej poprawie.
Jak aplikować o środki?
A teraz kilka refleksji praktycznych dotyczących ubiegania się o dotacje.
Po pierwsze, musimy określić na co potrzebne są nam pieniądze. Co prawda, bywają podejścia w rodzaju: „chcemy pieniędzy na cokolwiek, jak dają”, ale nie wydaje się one do końca właściwe. Kiedy już wiemy, czy chcemy wspierać prace badawcze, zakup maszyny, prowadzenie prac modernizacyjnych ograniczających negatywny wpływ na środowisko czy też szkolić pracowników, powinniśmy określić czy nasza firma jest w świetle prawa mikro, małym, średnim czy dużym przedsiębiorstwem. Ma to istotne znaczenie przy analizie możliwości aplikowania o środki w ramach różnych programów. Po ustaleniu celu w jakim chcemy uzyskać wsparcie oraz statusu naszej firmy, możemy przystąpić do analizy potencjalnych źródeł finansowania.
Przyjmijmy założenie, że jesteśmy małym przedsiębiorstwem, nasza inwestycja wynosi ok. 1,2 mln zł i jest na średnim poziomie innowacyjności. W takiej sytuacji naszą uwagę powinniśmy skoncentrować na regionalnym programie operacyjnym dla województwa, w którym zlokalizujemy naszą inwestycję. Na początku musimy znaleźć priorytet i działanie, które skierowane jest do małych i średnich przedsiębiorstw. W dalszej kolejności sprawdzamy harmonogramy konkursów, aby dowiedzieć się do kiedy musimy przygotować odpowiednie dokumenty. Warto tutaj wyjaśnić co oznacza pojęcie „konkurs”. Otóż tzw. Instytucja Pośrednicząca, zwykle urząd marszałkowski danego województwa, ogłasza iż w danym okresie będą przyjmowane wnioski przedsiębiorców ubiegających się o dotacje. Wraz z ogłoszeniem konkursu przygotowane są wzory wniosków i załączników, instrukcje ich wypełniania, zasady oceny oraz inne informacje przydatne dla beneficjentów. Ważnym jest, aby z przygotowaniami do złożenia wniosku nie czekać do ogłoszenia konkursu, gdyż może się okazać iż zabraknie nam czasu na skompletowanie całej dokumentacji. Jeśli nie ma jeszcze wykazu dokumentów dla konkursu, które będzie nas interesował, można skorzystać z archiwalnych dokumentów konkursów organizowanych wcześniej dla działania w ramach, którego zamierzamy złożyć wniosek.
Po ustaleniu czy nasze plany wpisują się w zasady konkursu, możemy przystąpić do prac przygotowawczych. Zapoznając się wytycznymi, ustalamy poziom wydatków kwalifikowanych, definiujemy źródła finansowania projektu pamiętając o tym, że projekt musimy najpierw sami sfinansować, później dopiero otrzymujemy zwrot części nakładów. Powinniśmy także przeanalizować kryteria formalne dopuszczające oraz kryteria merytoryczne, pozwalające określić orientacyjną liczbę punktów, które otrzyma nasz wniosek.
Przystępując do pisania wniosku warto zwrócić uwagę na następujące elementy:
- jasny, zrozumiały dla oceniającego język wniosku, wolny od specjalistycznego żargonu,
- właściwy dobór wskaźników produktu i rezultatu,
- przywołanie odpowiednich zapisów dokumentów programowych,
- kompatybilność zapisów we wniosku i załącznikach,
- zachowanie właściwej ilości znaków,
- skompletowanie wszystkich, niezbędnych załączników etc.
Szczególną uwagę należy zwrócić na solidne przygotowanie biznesplanu z jego częścią finansową. Po przygotowaniu wniosku, biznesplanu i innych załączników nie możemy zapomnieć o wnikliwej, nawet kilkukrotnej kontroli materiałów. Przygotowane, sprawdzone dokumenty wysyłamy pocztą lub dostarczamy osobiście do miejsca wskazanego w ogłoszeniu o konkursie.
Następnym etapem, w większości od nas niezależnym, są: ocena formalna (Instytucja Pośrednicząca może poprosić nas o wprowadzenie poprawek) oraz ocena merytoryczna. Na jej wyniki czekamy 6-8………miesięcy i już wiemy, czy nasz projekt uzyskał wsparcie.
Jeśli znaleźliśmy się w gronie szczęśliwców pozostaje nam tylko podpisać umowę o dofinansowanie i przystąpić do realizacji projektu. W trakcie realizacji prac należy także mieć na uwadze wiele specyficznych wymogów związanych z realizacją projektów dofinansowanych, n.p.:
- terminy ponoszenia kosztów, aby zapewnić ich kwalifikowalność,
- zabezpieczenie środków na zgodną z harmonogramem realizację projektu,
- racjonalność, oszczędność i przejrzystość wydatków,
- przeprowadzanie konkursów ofert (wydatki do 3 tys. złotych) lub zamieszczanie ogłoszeń (wydatki powyżej 50 tys. złotych) etc.
Ostatnim lecz istotnym dla otrzymania dofinansowania zadaniem, jest właściwe rozliczenie inwestycji. Trzeba przygotować odpowiednie wnioski o płatność, właściwie opisać dokumenty, przygotować firmę na kontrolę prawidłowości przebiegu całego przedsięwzięcia. Praktyka pokazuje, że często zachodzi potrzeba zatrudnienia specjalnej osoby zajmującej się zarządzaniem projektem i rozliczeniami przedsięwzięcia pod kątem wymogów unijnych.
Samemu czy z profesjonalistami?
Aplikowanie o fundusze unijne nie jest żadną wiedzą tajemną i wiele firm samodzielnie aplikuje, realizuje i rozlicza przedsięwzięcia inwestycyjne. Największy kłopot sprawia dostosowanie się do wielu wytycznych, aktów prawnych i instrukcji szczegółowo określających reguły gry. We wszystkich działaniach trzeba być precyzyjnym, dokładnym i odrzucić często stosowaną zasadę „jakoś to będzie”. Jak jest to ważne pokazują np. wyniki ostatniego konkursu w Wielkopolsce gdzie na 869 złożonych wniosków ocenę formalną pozytywnie przeszły 423 wnioski czyli zaledwie 48,7% i to pomimo możliwości nanoszenia poprawek.
Jeśli zdecydujemy się skorzystać z firmy doradczej mamy większy spokój i mniej pracy, ale nieco uszczuplone konto. Pocieszający jest fakt iż renomowani doradcy główne swoje wynagrodzenie realizują w formie tzw. „premii za sukces”. Oznacza to, że najwyższa część wynagrodzenia jest wypłacana wtedy, kiedy wniosek klienta został rekomendowany do otrzymania wsparcia.
Jarogniew Podeszwa
F5 Konsulting Spółka z o.o.
