* Jak sprawnie zarządzać kosztami inwestycji?

O milion dolarów taniej!

Nieodłącznym elementem każdej inwestycji są rozmaite ryzyka. Jednak najważniejszym z nich jest problem trafnego określenia jej kosztów.

Ich błędne oszacowanie na etapie planowania budowy może doprowadzić nawet do rezygnacji z niej inwestora. Z kolei dla wykonawcy zawyżenie ceny ofertowej oznacza utratę szans na zdobycie zlecenia, zaniżenie – ryzyko poniesienia strat. Na etapie realizacji robót chybiona kalkulacja na pewno będzie powodem konfliktów między inwestorem a wykonawcą.

Jedną z podstawowych bolączek polskiego rynku inwestycyjno-budowlanego jest brak kompleksowej regulacji, obejmującej cały proces przygotowania i realizacji inwestycji. Na ten problem specjaliści wskazywali już w drugiej połowie lat 90. ubiegłego stulecia. Ale dopiero w czerwcu 2008 roku na zamówienie Ministerstwa Nauki i Informatyzacji oraz Ministerstwa Infrastruktury zespół pod kierunkiem dr. Janusza Kulejewskiego z Politechniki Warszawskiej opracował dokument pt. Krajowy system zarządzania budowlanymi przedsięwzięciami inwestycyjnymi finansowanymi z udziałem środków publicznych i pomocowych Unii Europejskiej.

Podstawowe założenia tego systemu obejmują m.in. ustalenie zasad zarządzania przedsięwzięciami inwestycyjnymi, równoważnych ze standardami stosowanymi w tym zakresie w praktyce światowej, a także opracowanie wzorca systemu takiego zarządzania.

Opracowana metoda przedstawia przebieg etapów przedsięwzięcia budowlanego ze wskazaniem ich kolejności i sposobów realizacji oraz powiązań pomiędzy poszczególnymi procesami.

Charakterystyczne cechy tej metody zarządzania to wprowadzenie następujących zasad i mechanizmów:

    * powoływanie zarządzającego przedsięwzięciem – osoby fizycznej, sprawującej nad nim nadzór właścicielski w imieniu inwestora,
    * planowanie na każdym etapie przedsięwzięcia na poziomie szczegółowości umożliwiającym jego prawidłową realizację i kontrolę poprzez opracowanie trzech rodzajów planów: strategicznego (w postaci podstawowych założeń przedsięwzięcia), zarządzania przedsięwzięciem oraz operacyjnego dla każdej kolejnej fazy przedsięwzięcia przed formalnym zatwierdzeniem wyników fazy poprzedniej.

W dokumencie przewidziano też wprowadzenie trzech poziomów kontroli: wewnętrznej (przeprowadzanej przez kierownika przedsięwzięcia), właścicielskiej (wykonywanej przez inwestora) i zewnętrznej (przez władze zwierzchnie inwestora).

Milionowe oszczędności bez obniżki standardu

Jak optymalizować koszty inwestycji? Jak podkreśla Krzysztof Woźnicki, ekspert w dziedzinie wyceny robót budowlanych, prezes Stowarzyszenia Inżynierów, Doradców i Rzeczoznawców SIDiR, organizacji członkowskiej FIDIC (skrót od Fédération Internationale Des Ingénieurs-Conseils, czyli Międzynarodowa Federacja Inżynierów Konsultantów), pierwszym krokiem do kontroli kosztów inwestycji jest ocena skali przedsięwzięcia i właściwy dobór metod jej realizacji. Niezwykle ważne jest dobrze zrobione studium wykonalności, czyli biznes-plan czy feasibility study, w którym bardzo istotną pozycję stanowią trafnie oszacowane koszty danego projektu.

Zdroworozsądkowe studium wykonalności jest wielce pożądane, ponieważ na tym etapie podejmuje się decyzję o realizacji bądź zaniechaniu inwestycji. Przy tym ta kluczowa dla przyszłości decyzja zapada nie na podstawie szczegółowych wyliczeń sztabu specjalistów od kosztorysowania, lecz na podstawie wskaźników i bardzo szacunkowego określenia nakładów oraz przychodów, a więc przybliżonej stopy zwrotu inwestycji. Dlatego dla procesu zarządzania inwestycją tak ważne jest korzystanie ze sprawdzonej i wiarygodnej bazy cenowej na wszystkich etapach procesu inwestycyjnego.

W Polsce nadal niezmiernie rzadko inwestorzy stosują inżynierię kosztów. Prostym, a skutecznym modelem działania w tej dziedzinie może być zakontraktowanie dwóch ekip projektowych. Jako zadanie pierwszej z nich wyznacza się wykonanie dokumentacji projektowej, a drugiej – ocenę rozwiązań zaproponowanych przez tę pierwszą, wskazanie rozwiązań lepszych lub alternatywnych i zarazem tańszych. Propozycje muszą być poparte wyliczeniami spodziewanych pozytywnych skutków w sferze kosztów budowy i późniejszej eksploatacji obiektu, korzyści organizacyjnych lub marketingowych. Decyzje, które pomysły zostaną skierowane do realizacji, a które – odrzucone, oczywiście zawsze należą do inwestora.

Wynagrodzenie zespołu proponującego rozwiązania alternatywne zwykle nie przekracza 10% wynagrodzenia zasadniczego zespołu projektantów, ale często uwzględnia też premię za uzyskane oszczędności.

Mniej wyrafinowaną, ale równie skuteczną formą, jest domaganie się od firm wykonawczych ubiegających się o zlecenie na roboty propozycji rozwiązań alternatywnych, w pierwszej kolejności tańszych. Prawo zamówień publicznych (Pzp) takiej procedury nie przewiduje wprost, choć – wbrew powszechnemu przekonaniu – w ramach obowiązującego prawa można ją z powodzeniem zrealizować.

Jaskrawym przykładem dobrych relacji między inwestorem a wykonawcą, które prowadziły do uzyskania znacznych oszczędności przy zachowaniu zakładanego standardu obiektu, jest przetarg na realizację słynnego budynku „Metropolitan” w Warszawie. Firma Hochtief Polska ubiegająca się o to zlecenie złożyła ofertę z dwiema cenami. Jedna z nich, niższa o kwotę rzędu miliona dolarów, była uzależniona od zgody inwestora na przeprojektowanie konstrukcji budynku. Inwestor się zgodził na to pod warunkiem, że brytyjski autor projektu konstrukcji sprawdzi ją i zaakceptuje nowe rozwiązania. Brytyjscy konstruktorzy usilnie szukali błędów w polskim projekcie, ale nie znaleźli i musieli zaakceptować zmiany. W efekcie inwestor sporo zaoszczędził.

Z drugiej strony zarówno w przetargach publicznych, jak i prywatnych, inwestorzy często popełniają błędy polegające na tym, że w dążeniu do uzyskania jak najniższej ceny ofertowej wyciskają wykonawcę, jak cytrynę, nie szukając alternatywnych tańszych rozwiązań technologicznych czy projektowych. Rzadko który inwestor zdaje sobie sprawę, że takie podejście nie jest dla niego dobrym rozwiązaniem. Warunkiem sprawnej realizacji budowy jest przecież kontrakt korzystny dla każdej ze stron. Wykonawca, który podpisuje kontrakt na granicy opłacalności lub nawet poniżej niej, w trakcie realizacji inwestycji będzie skoncentrowany na walce o uratowanie swojego wyniku finansowego, a nie na sprawnym przebiegu budowy.

Piętą achillesową wielu inwestycji w Polsce jest brak rezerwy w budżecie. Tymczasem przekonanie o tym, że obecny stan prawny nie pozwala na tworzenie takiej rezerwy, to mit. Zarówno Prawo zamówień publicznych, jak i żaden inny przepis, tego nie zabrania. Ani pojęcie wartości szacunkowej zamówienia, ani wymóg podania wartości maksymalnej zobowiązania zgodnie z przepisami Ustawy o finansach publicznych nie oznacza, że zamawiający ma zakaz ustanowienia takiej rezerwy. Czym innym jest przecież ustalenie wartości szacunkowej zamówienia (w przypadku robót budowlanych na podstawie kosztorysu inwestorskiego), a czym innym – określenie maksymalnej wartości umowy uwzględniającej rezerwę.

Podstawy i zasady szacowania kosztów

Aby trafnie oszacować koszty inwestycji już na etapie jej przygotowania, trzeba kierować się pewnymi podstawami i zasadami. Określenie budżetu inwestycji, czyli oszacowanie wartości kosztorysowej inwestycji (WKI), jest dla inwestora korzystającego ze środków publicznych obowiązkiem. Wymóg ten wynika z przepisów ustawy z 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych oraz rozporządzenia Rady Ministrów z 3 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa.

Warto pamiętać o tym, że szczególnie wysokim ryzykiem nietrafnego oszacowania nakładów na etapie programowania i planowania obarczone są przedsięwzięcia inwestycyjne o dużym zakresie rzeczowym oraz zróżnicowaniu robót planowanych do wykonania. Dlatego przy obliczaniu wartości szacunkowej inwestycji oraz wartości zamówienia powinno się przewidywać kwotę rezerwy przeznaczonej ewentualnie na pokrycie wydatków nieprzewidzianych. Jej wysokość powinna kształtować się na poziomie 5-10% sumy nakładów.

Jedną z podstawowych recept na nietrafność kalkulacji kosztowej jest czynnik ludzki. Do opracowania programu i planu przedsięwzięcia budowlanego (w tym WKI) warto zatrudniać zespoły projektantów o różnych specjalnościach i dużym doświadczeniu. W ich skład powinni wchodzić architekci, inżynierowie-konstruktorzy, inżynierowie z zakresu instalacji sanitarnych i elektrycznych, a także kosztorysanci i analitycy kosztów z dużym doświadczeniem, którzy potrafią na etapie przygotowania inwestycji prawidłowo określić nakłady.

Przy szacowaniu wartości kosztorysowej inwestycji trzeba też uwzględniać przewidywane prognozy zmiany cen w budownictwie. Taka zasada powinna być ujęta także w przepisach prawnych regulujących tę problematykę, co pozwoliłoby zamawiającemu na realne zabezpieczenie środków finansowych, a wykonawcę chroniłoby przed rażącymi stratami. Szacunek powinien być sporządzony w taki sposób, by obliczona kwota zapewniała bezproblemową wykonalność inwestycji.

FIDIC coraz popularniejszy

– Obecnie obowiązujące przepisy prawne Kodeksu cywilnego dot. umów o roboty budowlane nie odpowiadają potrzebom rynku budowlanego, w szczególności w zakresie robót budowlanych w ramach zamówień publicznych – stwierdza dr Joanna Głowacka, radca prawny, specjalizująca się w problematyce budowlanej.

Choć od czasu transformacji systemowej w roku 1989 przepisy Kodeksu Cywilnego były kilkakrotnie nowelizowane, to ostatnie zmiany w zakresie regulacji problematyki umów o roboty budowlane przypadają na rok 1990. Jedynym wyjątkiem było późniejsze wprowadzenie zasady solidarnej odpowiedzialności inwestora i generalnego wykonawcy za zapłatę wynagrodzenia podwykonawcom.

Tymczasem regulacja kodeksowa umów o roboty budowlane nie dotyczyła przedsięwzięć budowlanych o znacznych rozmiarach i wartościach. Kwestie te regulowały (uchylone w roku 1990!) ogólne warunki umów o prace projektowe w budownictwie oraz o wykonanie inwestycji, robót i remontów budowlanych, które miały rangę wykonawczych przepisów prawnych.

Zatem wobec braku odpowiednich podstaw legislacyjnych, jak też możliwości stosowania w praktyce choćby części dotychczasowych rodzimych rozwiązań (np. ogólnych warunków umów) naturalnym zjawiskiem na rynku stają się próby wielu inwestorów i wykonawców wykorzystania wzorów umów ukształtowanych za granicą, w światowej praktyce – np. wzorów warunków kontraktowych FIDIC. Tym bardziej, że warunki finansowania niektórych inwestycji przez międzynarodowe instytucje nawet wprost nakładają obowiązek korzystania z nich.

Przepisy prawa polskiego nie stanowią przeszkody dla implementacji zagranicznych wzorców umownych, w tym również opracowanych przez FIDIC. Warunki te mogą regulować stosunki wzajemne stron umowy o roboty budowlane podpisanej w Polsce, jednak po ich uprzednim dostosowaniu do przepisów polskiego prawa.

W każdym przypadku należy zadbać o to, aby w wyniku poczynionych modyfikacji powstał jednolity i spójny tekst umowy. Nie ulega wątpliwości, że jest to zadanie trudne, zwłaszcza gdy na tekst zmodyfikowany przepisami rodzimego prawa składają się treści dokumentów o różnym stopniu szczegółowości.

Aleksander Sztorm

Całość artykułu w wydaniu drukowanym i elektronicznym

więcej informacji: Świat Szkła 4/2010

inne artykuły o podobnej tematyce patrz Serwisy Tematyczne